Verslag van de Raad van Commissarissen

Een woord vooraf

Met dit verslag verantwoordt de Raad van Commissarissen (RvC) zich over de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in 2024.

2024 was een bijzonder inspirerend jaar wat de RvC betreft. Onder leiding van een nieuw aangestelde bestuurder zijn de belangrijke opgaven in onze regio opnieuw onder de loep genomen. De belangrijkste doelen zijn duidelijk geformuleerd en gecommuniceerd met de stakeholders van Pré Wonen. De werkwijze, de processen en de structuur zijn voortvarend aangepakt om de ambitieuze koers waar te kunnen maken. De RvC kijkt met plezier terug op het afgelopen jaar.

Pré Wonen boekte als organisatie met vereende krachten veel mooie resultaten. Resultaten waar de bestuurder, de managers en alle medewerkers trots op mogen zijn. Wij bedanken hen voor alle inzet in het verslagjaar.

Namens de RvC,

De heer W.J. Bodewes
Voorzitter

Visie op toezicht

De RvC handelt op basis van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die zijn opgenomen in de (Woning)wet, de statuten en de Governancecode Woningcorporaties. De RvC heeft zijn werkwijze vastgelegd in een reglement en in de visie op toezichthouden.

De RvC houdt toezicht op het functioneren van het Bestuur en de algemene gang van zaken, adviseert het Bestuur gevraagd en ongevraagd en is klankbord voor het bestuur. De RvC vervult ook de werkgeversrol voor het bestuur. De RvC werkt met 2 voorbereidingscommissies: de Auditcommissie en de Remuneratiecommissie. Periodiek gaan leden in gesprek met de huurdersorganisaties en de Ondernemingsraad (OR).

Governance

Alle leden zijn onafhankelijk in de zin van de Governancecode Woningcorporaties. Hun beroepen en nevenfuncties conflicteren niet met het lidmaatschap van onze RvC. Tegenstrijdige belangen hebben zich niet voorgedaan. Mogelijke tegenstrijdige belangen waren onderwerp van gesprek waarbij adequate maatregelen zijn genomen.

Om de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen, hield de RvC in 2024 een andere werkwijze aan bij een bod voor de aankoop van woningen in Haarlem. De voorzitter van de RvC is commissaris bij een van de betrokken bouwbedrijven. Vooraf legden de voorzitter, een lid van de RvC en de bestuurder van Pré Wonen afspraken vast. Vervolgens was de voorzitter, conform deze afspraken, niet betrokken bij de bespreking en besluitvorming binnen de RvC over deze acquisitie.

In 2024 zijn geen leningen, voorschotten, garanties of andere financiële voordelen verstrekt aan de bestuurder en commissarissen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De commissarissen en bestuurder ontplooien geen activiteiten die in concurrentie treden met de corporatie zoals (potentieel) concurrerend vastgoedbezit. Geen van de commissarissen verleent andere diensten aan de corporatie dan voortvloeiend uit het lidmaatschap van de RvC. Er heeft ons geen interne of externe melding bereikt van een vermoeden van een misstand.

De RvC ontving een uitspraak van de Commissie Governancecode Woningcorporaties. De klacht handelde over de wijze waarop Pré Wonen en de Regionale Geschillencommissie Woningcorporaties Kennemerland en IJmond een klacht van een huurder behandelde. De klacht is gegrond verklaard. Pré Wonen heeft passende maatregelen genomen. De RvC vroeg een toelichting op de dienstverlening en het klachtenmanagement en is daarover in november naar tevredenheid geïnformeerd.

Overleggen en bijeenkomsten

In 2024 is 6 keer een reguliere vergadering gehouden. Daarnaast zijn 3 thematische vergaderingen gehouden en een zelfevaluatie.

De leden van de Remuneratiecommissie bereiden samen met de bestuurder en de bestuurssecretaris de vergaderingen voor. Elke vergadering start met een vooroverleg. Op basis van de stukken en de mondelinge toelichting door de bestuurder en controller, vormt de RvC zich een oordeel en neemt hij besluiten.

De leden volgen de ontwikkelingen in de sector en zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De RvC wordt adequaat geïnformeerd over beleidswijzigingen en veranderingen in wet- en regelgeving. De leden zijn zich bewust van hun eigen verantwoordelijkheid om over alle relevante informatie te kunnen beschikken. In 2024 is van gedachten gewisseld over onder andere de ‘staat van de corporatiesector’, de handreiking integriteit en de leidraad meerjarenbegroting en dPi 2024 van de Autoriteit woningcorporaties (Aw).

De agenda en de toelichtingen op de stukken zijn op orde. Daardoor wordt de RvC in staat gesteld om zijn taken goed te vervullen. De RvC kijkt uit naar de nieuwe vergadertool die in 2025 wordt geïmplementeerd.

De agenda van de vergaderingen bestaat uit vaste onderwerpen vanuit de jaaragenda en onderwerpen voortkomend uit het agendaoverleg. Alle verslagen van de treasurycommissie en de fiscale commissie worden in de Auditcommissie en in de reguliere vergadering geagendeerd. De RvC staat in alle vergaderingen stil bij het thema integriteit en volgt de gedragscode van Pré Wonen.

Bij investeringsvoorstellen beoordeelt de RvC de (financiële) resultaten en weegt de bevindingen van de onafhankelijke controller mee. De begroting, de tertaalrapportages en de jaarstukken geven een duidelijk beeld van de volkshuisvestelijke ambities en activiteiten van Pré Wonen.

In april en oktober bezocht de RvC enkele sloop/nieuwbouw- en renovatieprojecten. Met de toelichting op de 3 gebiedsontwikkelingen en de bezochte projecten, kreeg de RvC een goed beeld van de aanpak, de impact voor de bewoners en het eindresultaat.

In december stond de RvC stil bij ontwikkelingen op het gebied van human resources. Daarbij ging het over de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, de campagne van Pré Wonen en de strategische personeelsplanning die aansluit bij de nieuwe Meerjarenstrategie.

Meerjarenstrategie

Gedurende het jaar is de RvC nadrukkelijk betrokken bij de totstandkoming van de Meerjarenstrategie. In februari is gereflecteerd op de inbreng die Pré Wonen had opgehaald bij stakeholders. Ook zijn trends en ontwikkelingen besproken en werden visies op strategische thema’s gedeeld. In april werd verder gesproken over de kaders voor de Meerjarenstrategie en de stip op de horizon tot 2040.

De ingelaste vergadering in augustus stond volledig in het teken van de Meerjarenstrategie. Daarbij kwamen het proces, de kernwaarden en de klantbeloften aan bod. De strategie is op hoofdlijnen doorgerekend waarbij de groei van de woningvoorraad met 650 woningen een haalbare doch ambitieuze uitdaging vormt. De RvC heeft er vertrouwen in dat Pré Wonen haar maatschappelijke, operationele en financiële doelen voor de periode 2025-2028 kan waarmaken.

Topstructuur

In aansluiting op de ambities in de Meerjarenstrategie en gesprekken met de bestuurder werd duidelijk dat de organisatiestructuur verbeterd kon worden. De RvC besloot daarop het Bestuur uit te breiden met een tweede bestuurder. Het Bestuur wordt daarmee direct verantwoordelijk voor de aansturing van het management. Daardoor is de directie als besluitvormend en sturend orgaan niet langer nodig en is deze komen te vervallen. Een tweede bestuurder zorgt voor versterking, tegenkracht, continuïteit en stabiliteit. De huidige bestuurder is benoemd tot voorzitter van de Raad van Bestuur (RvB) van Pré Wonen.

De selectiecommissie (in dit geval de Remuneratiecommissie) sprak enkele keren met de OR over het Raad van Bestuur-model, de profielschets en het wervingsproces. Daarop startte de openbare werving voor een RvB-lid. In totaal reageerden 6 kandidaten, van wie 2 intern. De selectiecommissie beoordeelde de kandidaten individueel van elkaar aan de hand van standaard beoordelingscriteria. De adviescommissie, bestaande uit de bestuurder en de duovoorzitters van de OR, beoordeelde 3 kandidaten. Met deze kandidaten zijn gesprekken gevoerd. Daarbij was de selectiecommissie en de voorzitter van de OR aanwezig. Aansluitend is gesproken over de kandidaat van voorkeur.

Eind november is het formele advies van de OR ontvangen en lichtte de RvC zijn motivatie schriftelijk toe. Vervolgens is een zienswijze bij de Autoriteit woningcorporaties aangevraagd. 3 weken later werd de positieve zienswijze op de voorgenomen benoeming ontvangen en benoemde de RvC de heer M.H.J. Oomes per 1 januari 2025 als lid van de RvB voor een periode van 4 jaar. De RvC heeft er alle vertrouwen in dat de structuurwijziging binnen en buiten de organisatie voelbaar gaat zijn en dat beide bestuurders met alle medewerkers de ambities uit de Meerjarenstrategie gaan waarmaken.

Besluiten

In het verslagjaar is onder meer gesproken over de processen rondom acquisities, onderhoud-, renovatie- en sloop/nieuwbouwprojecten. Naar aanleiding van een acquisitie in Zandvoort is de besluitvorming rondom dat traject geëvalueerd. De RvC benadrukt het belang van voldoende checks and balances binnen de verschillende fasen van een project. Inmiddels kan de RvC de voortgang van alle projecten goed volgen en werkt Pré Wonen aan de aanpassing van de fasedocumenten.

De besluiten in chronologische volgorde:

Naast de onderwerpen die voor goedkeuring of vaststelling zijn voorgelegd, is over tal van andere zaken gesproken. Een selectie van de onderwerpen:

Overleg met huurders en OR

Pré Wonen heeft 3 huurdersorganisaties die de belangen van de huurders in hun eigen gemeenten behartigen. De RvC hecht waarde aan goede huurdersparticipatie. De 2 commissarissen die op voordracht van de huurders zijn benoemd, volgen de ontwikkelingen. Zij spraken in mei met de leden van de huurdersorganisaties over de adviesaanvragen en de onderlinge samenwerkingen. De RvC volgt de verkenningen om de huurdersparticipatie toekomstbestendiger te maken.

De voorzitter sprak met de huurdersorganisaties over de procedure voor de invulling van de vacature binnen de RvC. Na een kennismaking met mevrouw Talitsch zijn 3 positieve adviezen ontvangen en is zij aangesteld als commissaris op voordracht van de huurders en daarmee met extra aandacht voor de huurdersbelangen.

De OR spreekt periodiek met het bestuur. In navolging van de Wet op de Ondernemingsraden zijn namens de RvC 2 overlegvergaderingen bijgewoond. De RvC vindt het mooi om te zien dat de nieuwe (navigator) werkmethode goed werkt en dat de gesprekken constructief verlopen.

Samenstelling

De samenstelling van de RvC is zodanig dat de leden onafhankelijk opereren ten opzichte van elkaar en het bestuur. De tabel geeft inzicht in de leden van de RvC, hun functies binnen de Raad en het rooster van aftreden.

Het rooster van aftreden per ultimo 2024 is gepubliceerd op de website van Pré Wonen.

• De heer Tjin-A-Tsoi is per 1 februari 2024 herbenoemd. Daarvoor is een positief advies van de huurdersorganisaties en een positieve zienswijze van de Aw verkregen.

• Na de maximale zittingsperiode van 8 jaar moest mevrouw De Goede de RvC verlaten. Zij had als commissaris extra aandacht voor de huurders. Ook leverde zij als voorzitter van de remuneratiecommissie veel inzet bij de bestuurswissel en het interim-bestuur. De RvC bedankt haar nogmaals voor haar werk en enthousiaste inzet.

• De RvC zocht contact met de huurdersorganisaties over een nieuwe commissaris op voordracht van de huurders. Daarop is officieel advies gevraagd en kon mevrouw Talitsch per 1 december 2024 de positie van huurderscommissaris binnen de RvC gaan vervullen.

• De profielschets voor de werving van een nieuwe commissaris is herschreven. De openbare werving loopt.

• Tot en met april nam de heer Bloem, als stagiair vanuit de VTW, deel aan de vergaderingen. In 2025 start een nieuwe stagiaire.

• Alle commissarissen behaalden de verplichte punten voor Permanente Educatie (PE), zoals opgenomen de VTW-portal (10 punten in 2 jaar).

Nevenfuncties

De leden van de RvC hebben de volgende hoofd- en nevenfuncties:

Zelfevaluatie

In oktober 2024 werd de jaarlijkse zelfevaluatie gehouden met externe begeleiding. Aan de hand van een vooraf ingevulde vragenlijst is gesproken over de samenstelling en het functioneren van de RvC als geheel. Ook is stilgestaan bij de taken als toezichthouder, klankbord en werkgever van het bestuur. De leden zijn zich bewust van hun rollen en geven daar duidelijk invulling aan. Er worden goede dialogen gevoerd over onderwerpen die integraal worden benaderd. Er is gereflecteerd op het functioneren van de voorbereidende commissies. Zij functioneren goed waarbij de terugkoppeling naar de voltallige RvC in de gaten wordt gehouden.

De kwaliteit van de informatie is behoorlijk goed op orde en er is openheid vanuit de organisatie. De RvC heeft aandacht voor de ontwikkeling van de organisatie, het ondernemerschap en de dienstverlening. Er is vertrouwen dat de ontwikkelingen, die in gang zijn gezet met de Meerjarenstrategie, bijdragen aan het behalen van de doelen waarbij de financiën op orde blijven.

In het algemeen wil de RvC meer oog houden voor de huurdersparticipatie en wat er speelt in wijken. Ook wil de Raad de eigen vacatures zo goed mogelijk invullen.

Accountant

In 2023 startte BDO als controlerend accountant van Pré Wonen. De accountants waren aanwezig bij vergaderingen van de Auditcommissie en de RvC waarin het accountantsverslag 2023, het controleplan 2024 en de managementletter werden besproken. De RvC is tevreden over de mondelinge en schriftelijke informatie van de accountant. De RvC heeft vertrouwen in de partner en het controlerende team.

Auditcommissie

Bij de Auditcommissie ligt de nadruk op het financiële verslagleggingsproces, het systeem van interne beheersing van (financiële) risico’s, het controleproces van de onafhankelijke externe accountant en treasury. De commissie vergaderde 5 keer. De jaarstukken zijn in mei met de voltallige Raad besproken. Zoals in het reglement is vastgelegd, is een gesprek gevoerd met de controller, buiten aanwezigheid van de bestuurder.

In maart stond de winterrapportage en het integraal risicomanagement op de agenda. De commissie boog zich over het besluitvormingsproces rondom een acquisitie en de loonbelastingscan/de nulmeting loonheffingen.

In juni stond de voorjaarsrapportage op de agenda. Ook was er extra aandacht voor het overzicht van projecten en de aanvulling op het integraal risicomanagement.

In september boog de commissie zich over het controleplan dat de accountant toelichtte. De Auditcommissie vroeg extra aandacht te besteden aan cybersecurity. Uit de controle zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Ook is gesproken over de impact van de nieuwe beleidswaarde en de leidraad van de Aw in aanloop naar de begroting 2025.

In oktober boog de commissie zich over de interne controlerapportage van de onafhankelijke controller over het eerste half jaar, de najaarsrapportage en de planning en controlcyclus 2025.

In november stond de begroting op de agenda. De accountant lichtte de managementletter 2024 toe. Het geschetste beeld en de aanbevelingen komen overeen met het beeld van de commissie. De commissie adviseerde positief over de begroting 2025, het treasuryjaarplan, het jaarplan interne controle en over de bezoldiging voor Bestuur en RvC 2025.

Remuneratiecommissie

De Remuneratiecommissie beoordeelt het functioneren van het bestuur, maakt afspraken over te behalen prestaties en buigt zich over de beloning. In juli en in oktober sprak de commissie met de bestuurder en zijn jaarafspraken gemaakt. De RvC is tevreden over haar inzet en samenwerking. Zij draagt met een frisse blik bij aan de doorontwikkeling van de organisatie.

Mevrouw Franken is op 1 juni 2023 benoemd als bestuurder bij Pré Wonen voor een periode van 4 jaar.

Uit hoofde van haar functie heeft mevrouw Franken zitting in de Raad van Advies van het forum voor stedelijke vernieuwing. In 2024 behaalde zij 36 PE-punten (2023: 29,5).

Beloningsbeleid

De beloning van de bestuurder voldoet aan de Wet Normering Topinkomens (WNT). Aanvullend geldt specifiek voor woningcorporaties de adviesregeling ‘normering topinkomens toegelaten instellingen volkshuisvesting’. Conform deze regel is Pré Wonen ingedeeld in klasse H, op basis van aantal verhuureenheden en de omvang van de grootste gemeente (Haarlem).

Jaarlijks stelt de RvC (op advies van de Remuneratiecommissie) de beloning vast. De accountant toetst deze aan de wet- en regelgeving. De beloning van de bestuurder bestaat uit een vast inkomen zonder variabele beloningscomponenten. Voor wat betreft de regeling en financiering van de pensioentoezeggingen geldt dat de corporatie de afdracht richting het pensioenfonds SPW regelt. De bezoldiging van de bestuurder is opgenomen onder de overige informatie in hoofdstuk 13 van de jaarrekening.

In 2024 volgde de RvC de Beroepsregel bezoldiging commissarissen van de VTW. In 2024 bleven de uitgangspunten voor het beloningsbeleid ongewijzigd en bedragen 100% van de bindende beroepsregel van de VTW. De bezoldiging over het verslagjaar is opgenomen onder de overige informatie in hoofdstuk 13 van de jaarrekening.