Informatie & Automatisering
De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) heeft ook in 2023 hard gewerkt aan het verder stroomlijnen van de interne digitale processen. Daarbij lag de nadruk op het inventariseren en verbeteren van data en tools die belangrijk zijn om ons werk goed te kunnen doen. Ook is er blijvende aandacht voor de bewaking van de digitale veiligheid, zowel van onze eigen systemen als van de gegevens van onze huurders.
Digitale strategie
Programma Kompas
In de tweede helft van 2023 troffen we de voorbereidingen voor de start van het programma Kompas. Dit programma is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van onze data, zodat we het voorspellende vermogen van onze bedrijfsvoering kunnen vergroten. We voerden in 2023 enkele data-analyses uit naar de kwaliteit van onze data op het gebied van vastgoed, huurdersinformatie en financiën. Ook onderzochten we hoe medewerkers omgaan met data en wie de eigenaar is van bepaalde data. Daarmee is het nodige voorwerk gedaan om in 2024 daadwerkelijk met Kompas te starten.
In 2023 maakten we de bewuste keuze om naast ons centraal informatiesysteem ERP (enterprise resource planning) nog enkele expertsystemen te gebruiken. Die kunnen over deelonderwerpen veel specifiekere informatie leveren en zo vergroten we onze informatievoorziening. In 2024 werken we deze strategiekeuze binnen het programma Kompas verder uit.
ProjectMatig Creëren
We maakten in 2023 ook de strategische keuze voor de projectmethodiek PMC (ProjectMatig Creëren). I&A neemt bij interne samenwerkingen het voortouw in het gebruik van de PMC-methodiek. Hierbij vlieg je (ICT-)projecten in kleine stapjes, per onderdeel, aan. Als die aanpak slaagt, haak je een ander team aan en zo breid je het project verder uit. Het doel is om deze methodiek toe te passen bij al onze projecten, behalve vastgoedprojecten. Het voordeel van werken met 1 projectmethodiek is dat voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren. Het projectmanagement wordt gestructureerder: er is meer inzicht in en grip op de projecten en dat levert op lange termijn altijd voordeel op.
Cybersecurity
In 2023 hadden we veel aandacht voor de cybersecurity, ofwel digitale veiligheid van onze systemen en data. Ook staken we veel energie in de digitale veiligheid van onze huurders, zodat zij veilig kunnen inloggen op het huurdersportaal, maar er ook de zekerheid hebben dat hun gegevens in onze huurdersadministratiesystemen veilig zijn.
We voerden onder meer de volgende veiligheidsmaatregelen en projecten versneld door:
Installatie van Windows 11 op alle devices.
Herziening van vaste en bedrade netwerk, inclusief vervanging van alle hardware.
Opzet van een ICT-calamiteitenplan (als onderdeel van een algemeen calamiteitenplan).
Aanstelling van een Security Officer (zomer 2023).
Start met ‘security awareness’-trainingen van het personeel.
We startten de ‘security awareness’-trainingen eind 2023 met een phishing campagne. Deze leverde veel nieuwe inzichten op die ons helpen de huurdersgegevens beter te beschermen. In 2024 gaan we hiermee verder. Onderstaande illustratie geeft de gemiddelde risicoscore voor Pré Wonen weer na 1 campagne. Het doel is om deze score in de loop van 2024 onder de 20 en in de groene zone te krijgen.
De veiligheid van onze ICT-infrastructuur meten we aan de hand van de Microsoft Secure Score. In de praktijk vindt 98% van alle cyberincidenten plaats via een gekaapte laptop of computer.
Wij stellen ons ten doel om een score van 80% te halen. Dit is voor onze sector een heel hoge lat: vergelijkbare organisaties scoren rond de 40%.
Met de ‘security awareness’-trainingen, de opzet van het ICT-calamiteitenplan en de aanstelling van de Security Officer bouwen wij continue aan de versteviging van onze digitale verdediging.
Overige resultaten
Afgezien van bovenstaande ontwikkelingen leverden we in 2023 nog 2 concrete projecten op:
De implementatie van het klantvolgsysteem, Mijn Pré Wonen en de nieuwe website. Daarmee leverden we de techniek om huurderscontacten goed vast te leggen. In 2024 breiden we het systeem uit met functionaliteiten die helpen om het contact met de huurder verder te verbeteren.
Begin 2023 richtten we het team Let’s Data op. Dit team van data-analisten en business intelligence specialisten geeft collega’s inzicht in welke data er zijn, het analyseert data en rapporteert hoe die eventueel beter kunnen. Ook bouwt het team dashboards die inzicht geven in data over bijvoorbeeld kwaliteit, finance of planmatig onderhoud. Met de opzet van dit Let’s Data-team laten we zien dat we als organisatie belang hechten aan data.